(Stand 01.10.2020)

Präventiv-, Verhaltens- und Hygienemaßnahmen für Arbeitsstätten der

• Henske Sohn & Cie. GmbH Steuerberatungsgesellschaft
  Lindenstraße 76, D-10969 Berlin
• Henske Fahrenholz Steuerberatungsgesellschaft
  Lietzenburger Straße 44, D-10789 Berlin
• Henske Sohn & Cie. GmbH Beteiligungsgesellschaft
  Lindenstraße 76. D-10969 Berlin

(nachfolgend „Kanzlei“ genannt)

COVID-19 – Anwendungsbereich

Die Einhaltung von Präventiv-, Verhaltens- und Hygienemaßnahmen inner- und außerhalb der Arbeitsstätten der Kanzlei sind ein wesentlicher Bestandteil der Infektionsprophylaxe. In Einrichtungen, in denen Mitarbeiter und Beteiligte täglich miteinander umgehen – teils auch in engem Kontakt stehen – bestehen besonders günstige Bedingungen für die Übertragung von Krankheitserregern. Ziel ist es daher, die Übertragung von Krankheiten in Büros der Kanzlei durch Vorsorgemaßnahmen und die Einhaltung von Hygieneregeln zu vermeiden.

Im Rahmen der Fürsorge gegenüber ggf. schwerbehinderten Menschen sind – im gegenseitigen Einvernehmen – die Präventiv-, Verhaltens- und Hygienemaßnahmen im Einzelfall an die individuelle Situation des/der schwerbehinderten Beschäftigten anzupassen.

I. Technische Maßnahmen

A. Arbeitsplatzgestaltung

• Optional kann bei vorhandener IT-Ausstattung weiterhin von der Möglichkeit der Leistungserbringung von zu Hause aus Gebrauch gemacht werden (Home-Office). Die Arbeitszeiten sind selbstverständlich unter Angabe der Mandanten und der Tätigkeit aufzuzeichnen. Grundsätzlich hat keine Leistungsreduzierung der Mitarbeiter zu erfolgen, auch um das wirtschaftliche Überleben der Kanzlei zu gewährleisten.
• Bei Büroarbeitsplätzen sollen die freien Raumkapazitäten optimal genutzt werden, um Mehrfachbelegungen (>2) von Räumen zu vermeiden bzw. die Abstände zu vergrößern. Grundsatz: Maximal zwei Mitarbeiter je Arbeitszimmer. Grundsatz: maximal zwei Personen dürfen sich in einem Arbeitszimmer aufhalten. Das gilt auch für kanzleifremde Personen.
• Mitarbeiter sollen ausreichend Abstand (mindestens 1,5 m) untereinander und zu anderen Personen halten.
• Sollten vorrangige Maßnahmen der Arbeitsorganisation oder ggf. Umgestaltung der Möblierung nicht möglich sein, sind im Wege einer Entscheidung auf der Grundlage der örtlichen Begebenheiten alternative Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
• Bei mehreren Mitarbeitern je Arbeitszimmer sind diese durch jeweils mind. zwei dazwischen befindliche Monitore lückenlos als Spuckschutz zu trennen.
• Allgemeines Tragen eines Mund-Nase-Schutzes, ausgenommen sitzend am Arbeitsplatz
• Bewegungen sind so zu organisieren, dass Mindestabstände eingehalten werden können, z.B. durch optische Hinweise, die den einzuhaltenden Abstand verdeutlichen (Boden-/Wandmarkierung)
• In Kanzleien mit Publikumsverkehr (Mandanten, Boten …) sollten, sofern keine Sanitärräume in der Nähe des Eingangsbereiches vorhanden sind, Desinfektionsmittelspender mit Tropfschale (berührungslos oder mit großem Bügel zur Armbetätigung) aufgestellt werden. Auf Sanitärräume ist möglichst im Eingangsbereich hinzuweisen.

• In allen Sanitärräumen sollen ausreichend Flüssigseifenspender und Einmalhandtücher bereitgestellt und regelmäßig aufgefüllt werden. Die entsprechenden Auffangbehälter für Einmalhandtücher sind vorzuhalten und täglich zu entleeren. Anleitungen zum gründlichen Händewaschen sind an den Waschbecken auszuhängen.
• Damit sich nicht zu viele Mitarbeiter zeitgleich in den Sanitärräumen aufhalten, ist am Eingang der Toiletten durch gut sichtbaren Aushang darauf hinzuweisen, dass sich in den Toilettenräumen stets nur einzelne Mitarbeiter aufhalten sollen.
• Toilettensitze, Armaturen, Waschbecken und Fußböden sind entsprechend dem nachfolgenden Reinigungsplan zu reinigen.
• Externe Dienstleister sind ggf. entsprechend anzuweisen. 

C. Reinigung

• In Kanzleien mit Publikumsverkehr steht die Reinigung von Oberflächen besonders im Vordergrund (z. B. Tresen, Türgriffe, Glasscheiben von Türen etc.). Dies gilt auch für Oberflächen, welchen antimikrobielle Eigenschaften zugeschrieben werden, da auch hier Sekrete und Verschmutzungen mechanisch entfernt werden sollten. Hierzu ist eine angemessene gründliche Reinigung völlig ausreichend (Flächendesinfektion wird nicht empfohlen).
• Folgende Areale sollten besonders gründlich und in stark frequentierten Bereichen mind. alle 2-3 Tage gereinigt werden:
  - Türklinken und Griffe sowie der
  - Umgriff der Türen,
  - Treppen- und Handläufe,
  - Lichtschalter,
  -und alle weiteren Griffbereiche, wie z. B. Armlehnen in Wartebereichen.
• Benutzte persönliche Schutzausrüstung ist separat in stabilen Müllsäcken zu sammeln. Der Aufstellort liegt möglichst im Sanitärbereich, nicht in Teeküchen oder Fluchtwegen. Die Müllsäcke sind verschlossen über die Restmülltonne zu entsorgen. Es erfolgt keine Zuführung in das Sammelsystem für die getrennte Erfassung von Wertstoffen. Eine besondere Kennzeichnung für die Entsorgung ist nicht vorzusehen.
• Externe Dienstleister sind ggf. entsprechend anzuweisen.

D. Lüftung

• Besonders wichtig ist das regelmäßige und richtige Lüften, da dadurch die Innenraumluft ausgetauscht wird. Mehrmals täglich ist eine Stoßlüftung bzw. Querlüftung durch vollständig geöffnete Fenster über mehrere Minuten vorzunehmen.
• Raumklimageräte ohne Frischluftzuführung sollten nach Möglichkeit für dauerhafte Arbeitsplätze nicht verwendet werden (Keimverbreitungsgefahr).

E. Tätigkeit außerhalb der Kanzlei

• Auch bei tätigkeitsbezogenen (Beteiligten-)Kontakten außerhalb der Kanzlei sind, soweit möglich, Abstände von mindestens 1,5 m einzuhalten. Die Arbeitsabläufe bei diesen Tätigkeiten sind dahingehend zu prüfen, ob vereinzeltes Arbeiten ggf. möglich ist. Andernfalls sind möglichst feste Teams vorzusehen, um wechselnde Kontakte innerhalb der Einheiten bei Fahrten und Arbeitseinsätzen außerhalb der Dienststelle zu reduzieren.
• Weiterhin ist eine zusätzliche Ausstattung der Kanzlei-Kfz mit Materialien zur Handhygiene und Desinfektion sowie mit Papiertüchern und Müllbeuteln vorzusehen.
• Soweit eine Nutzung von Fahrzeugen durch mehrere Mitarbeiter erfolgt, ist der Personenkreis, der ein Fahrzeug gemeinsam oder nacheinander benutzt möglichst zu beschränken, z.B. indem einer festgelegten Einheit ein Fahrzeug zugewiesen wird. Sollte es dennoch erforderlich sein, dass wechselnde Personen gemeinsam fahren, ist möglichst eine versetzte Sitzplatznutzung in den Pkws vorzusehen.
• Innenräume der Kanzlei-Kfz sind regelmäßig zu reinigen (Standardreinigungsmittel), insbesondere bei Nutzung durch mehrere Personen.
• Die Klimaanlage des Fahrzeugs ist nicht auf Umluft einzustellen, da so keine frische Luft in das Fahrzeug kommt, sondern die bereits vorhandene Luft eingesaugt und wieder in den Innenraum abgegeben wird.

F. Teeküchen

• Teeküchen können grundsätzlich für die Nutzung durch Mitarbeiter freigegeben werden. Voraussetzung ist ein am Eingang gut sichtbarer Aushang, der darauf hinweist, dass sich stets nur einzelne Bedienstete darin aufhalten dürfen (Anhaltswert mind. 2 qm / Person).
• Grundsätzlich sollte personenbezogenes Geschirr genutzt werden.
• Für die Reinigung des Geschirrs sollten Geschirrspüler verwendet werden. Bei manuellen Spülprozessen ist möglichst heißes Wasser mit Spülmittel zu nutzen. Bei der Verwendung von kälterem Wasser ist in besonderem Maße auf eine ausreichende Menge des Spülmittels sowie eine ausreichende Trocknung zu achten.
• Externe Dienstleister sind ggf. entsprechend anzuweisen. 

G. Homeoffice

Bei längerem mobilen arbeiten (keine Telearbeit) im Homeoffice sind die Mitarbeiter über die Grundlagen der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung zu informieren. 

II. Organisatorische Maßnahmen

A. Besprechungen

• Für die Nutzung von Besprechungs- und Schulungsräumen während der Corona-Pandemie sind die Belegungszahlen zu reduzieren. Video-, Teams- Skype- oder Telefonkonferenzen sind zu bevorzugen.
• Sind Präsenzveranstaltungen unbedingt notwendig, muss ausreichender Abstand zwischen den Teilnehmenden gegeben sein.
• Den für die Besprechung Verantwortlichen obliegt die umfängliche Prüfung aller erforderlicher Schutzmaßnahmen zur Verringerung des Übertragungsrisikos, die im Wege einer Einzelfallentscheidung über den nachfolgenden Katalog hinausgehen können. Insbesondere sind folgende Vorsorgemaßnahmen zu treffen:
  - Belüftung des Veranstaltungsortes
  - Aktive Information der Teilnehmenden über allgemeine Maßnahmen des Infektionsschutzes

• wie Händehygiene, Abstand halten oder Husten- und Schnupfenhygiene
  - Begrenzung und Reduzierung der Teilnehmerzahl
  - Ausschluss von Personen mit akuten respiratorischen Symptomen
  - Verzicht auf enge Interaktion der Teilnehmenden
  - Ständige Einhaltung der Regelung zum Verhalten in Kaffeepausen und zum Einhalten des Abstands von 1,5 m
  - Regelungen zur Anreise / Abreise bzw. zum Zugang der Räumlichkeiten

B. Schutzabstände

• Die Nutzung von Verkehrswegen (u. a. Treppen, Türen, Aufzüge) ist so anzupassen, dass ausreichender Abstand eingehalten werden kann.
• Wo erfahrungsgemäß Personenansammlungen entstehen (Zeiterfassung, Kantine, Materialausgaben, Aufzüge etc.) sollen Schutzabstände der Stehflächen z. B. mit Klebeband markiert werden. Auch bei Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter, z. B. in der Abfertigung, sollte der Mindestabstand zwischen Bediensteten von 1,5 m weitestgehend gewährleistet sein. Wo diese vorrangigen Maßnahmen technisch oder organisatorisch nicht gewährleistet sind, sind alternative Maßnahmen (z.B. Tragen von Mund-Nase-Bedeckungen) zu treffen.
• In Aufzügen jedweder Größe dürfen maximal 2 Personen gleichzeitig mitfahren. Eine Mitfahrt mit kanzleifremden Personen soll nicht erfolgen. Es ist der nächste Aufzug zu nehmen.

C. Arbeitsmittel

• Arbeitsmittel und Werkzeuge sind nach Möglichkeit personenbezogen zu verwenden.
• Wo das nicht möglich ist, ist eine regelmäßige Reinigung insbesondere vor der Übergabe an andere Personen vorzusehen.
• Andernfalls können bei der Verwendung der Arbeitsmittel geeignete (Einmal-) Schutzhandschuhe verwendet werden, sofern hierdurch nicht zusätzliche Gefahren (z. B. Erfassung durch rotierende Teile) entstehen. Dabei sind ebenfalls Tragzeitbegrenzungen und die persönliche Veranlagung der Bediensteten (z. B. Allergien) zu berücksichtigen.
• Regelmäßiges Händewaschen ist als Mittel zum Infektionsschutz generell wirksamer als Schutzhandschuhe.

D. Arbeitsbeginn und -ende / Pausen

• Die Belegungsdichte von Arbeitsbereichen und gemeinsam genutzten Einrichtungen durch Maßnahmen zur zeitlichen Entzerrung (versetzte Arbeits- und Pausenzeiten, ggf. Schichtbetrieb) verringern.
• Bei der Aufstellung von Plänen ist zur weiteren Verringerung innerbetrieblicher Personenkontakte darauf zu achten, möglichst dieselben Personen zu gemeinsamen Schichten einzuteilen.
• Beim Beginn und Ende der Arbeitszeit ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen zu vermeiden, dass es zu einem engen Zusammentreffen mehrerer Bediensteter kommt. Dies kann beispielsweise über Einweisungen durch beauftragte Personen oder Abgrenzung von Stehflächen mit Klebeband sichergestellt werden.
• Durch versetzte Pausen ist zu gewährleisten, dass der Sicherheitsabstand zwischen den Mitarbeitern, etwa in Pausenräumen oder an Raucherpunkten, eingehalten wird.

E. Dienstkleidung / PSA

Besonders strikt ist auf die ausschließlich personenbezogene Benutzung jeglicher persönlicher Kleidung zu achten.

 F. Zutritt Kanzleifremder

• Kontaktdaten kanzleifremder Personen sowie Zeitpunkt des Betretens der Arbeitsstätte / der Kanzlei sind möglichst zu dokumentieren, sofern Tätigkeiten über einen längeren Zeitraum (Kontaktperson) in der Kanzlei verrichtet wurden, so dass Infektionsketten ggf. nachvollzogen werden können. Kanzleifremde Personen müssen zusätzlich über die Maßnahmen informiert werden, die aktuell durch die Kanzlei hinsichtlich des Infektionsschutzes vor SARS-CoV-2 gelten.
• Besucher sind mittels Aushang aufzufordern, die Handhygiene einzuhalten. Hierzu sind im Eingangsbereich Hinweise zu den nächstgelegenen Sanitärräumen anzubringen. 

G. Verdachtsfälle

Zum Vorgehen bei Corona-Verdachtsfällen und zum Aufenthalt in Risikogebieten im Ausland sind die aktuellen Verfügungen zu beachten.

Bedienstete mit grippeähnlichen Krankheitsanzeichen (insbesondere Fieber, Husten und Atemnot) sollen nicht in der Kanzlei erscheinen bzw. sollen die Kanzlei umgehend verlassen. Die/der Vorgesetzte ist unmittelbar zu informieren.

H. Psychische Belastung

• Zu berücksichtigende Aspekte hinsichtlich psychischer Belastungen sind u. a. mögliche konflikthafte Auseinandersetzungen mit Beteiligten, langandauernde hohe Arbeitsintensität in systemrelevanten Bereichen, Doppelbelastung durch Kinderbetreuung im Homeoffice sowie Anforderungen des Social Distancing.
• Zur Reduzierung dieser zusätzlichen psychischen Belastungen sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Diese könnten u. a. sein:
• Weiterhin gute Aufklärung der Mitarbeiter zu vorgenommenen Maßnahmen oder beabsichtigtem Vorgehen. Erweitertes Angebot von sozialen Kontaktmöglichkeiten, wie eine virtuelle gemeinsame Kaffeepause per Skype oder Telefon.

 I. Bildung von Teams

• Soweit räumlich möglich, sind die Mitarbeiter Teams zuzuordnen (Team Blau, Team Rot, Team Grün …).
• Diese Teams sollen untereinander keinen persönlichen Kontakt haben, d. h. dürfen sich nicht gleichzeitig in einem Raum (Flur, Küche, Aufzug, Treppenhaus …) befinden.
• Eine Vermischung von Mitarbeitern unterschiedlicher Teams ist strikt zu vermeiden.
• Die Zugehörigkeit zu einem Team richtet sich einzig nach den räumlichen Verhältnissen.
• In den Räumlichkeiten Lindenstraße 76, 10969 Berlin sind im 7. OG und im 6. OG jeweils beide Eingänge vom Flur aus (rechts und links) während der Öffnungszeiten offen zu halten. Die Teams haben einzig den Eingang ihres Teams zu benutzen.

III. Personenbezogene Maßnahme

A. Persönliche Schutzausrüstung

Ist nicht vorgesehen, jedem Mitarbeiter aber freigestellt.

B. Unterweisung

• Über die eingeleiteten Präventions- und Arbeitsschutzmaßnahmen ist eine umfassende Kommunikation in den Kanzleien sicherzustellen. Alle Bediensteten sowie beschäftigte Personen (z. B. Hausmeister, Reinigungsdienste etc.), die in Kanzleien regelmäßige Tätigkeiten ausüben, sind vor (erneuter) Aufnahme ihrer Tätigkeit sowie  bei veränderten Maßnahmen und Mitwirkungspflichten im Arbeits- und Gesundheitsschutz durch die jeweiligen Vorgesetzten zu unterweisen.
• Unterweisungen durch die Führungskräfte sorgen für Handlungssicherheit. Einheitliche Ansprechpartner sollten vorhanden und der Informationsfluss gesichert sein. Schutzmaßnahmen sind zu erklären und Hinweise verständlich (auch durch Hinweisschilder, Aushänge, Bodenmarkierungen etc.) zu machen. Auf die Einhaltung der persönlichen und organisatorischen Hygieneregeln ist hinzuweisen.
• Die aktuellen Ausnahmeregelungen bzgl. der regelmäßigen Unterweisungen bleiben hiervon unberührt. Hierbei ist ein schriftlicher Nachweis (Unterweisungsprotokoll) zu führen.

C. Persönliche Hygieneregeln

Das neuartige Coronavirus ist von Mensch zu Mensch übertragbar. Der Hauptübertragungsweg ist die Tröpfcheninfektion. Dies erfolgt vor allem direkt über die Schleimhäute der Atemwege. Darüber hinaus ist auch indirekt über Hände, die dann mit Mund- oder Nasenschleimhaut sowie die Augenbindehaut in Kontakt gebracht werden, eine Übertragung möglich.

Wichtigste PERSÖNLICHE Maßnahmen:

• Bei Krankheitsanzeichen zu Hause bleiben und den/die Vorgesetzte/n informieren.
• Mindestens 1,5 m Abstand zu anderen Personen.
• Mit den Händen nicht das Gesicht, insbesondere die Schleimhäute berühren, d.h. nicht an Mund, Augen und Nase fassen. Keine Berührungen, Umarmungen und kein Händeschütteln.
• Gründliche Händehygiene (z. B. nach dem Naseputzen, Husten oder Niesen; nach der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln; nach Kontakt mit Treppengeländern,
• Türgriffen, Haltegriffen etc., vor und nach dem Essen; vor dem Aufsetzen und nach dem Abnehmen einer Schutzmaske, nach dem Toilettengang) durch Händewaschen mit Seife für 20 – 30 Sekunden oder Händedesinfektion.
• Öffentlich zugängliche Gegenstände wie Türklinken oder Fahrstuhlknöpfe möglichst nicht mit der vollen Hand bzw. den Fingern anfassen, ggf. Ellenbogen benutzen.
• Husten- und Niesetikette: Husten und Niesen in die Armbeuge gehören zu den wichtigsten Präventionsmaßnahmen.
• Beim Husten oder Niesen größtmöglichen Abstand zu anderen Personen halten, am besten wegdrehen.

D. Medizinische Vorsorge

Die zuständigen Ärzte für Arbeitsmedizin sind dahingehend einzubeziehen, wie arbeitsmedizinische Vorsorge stattfinden kann und wie besonders gefährdete Personengruppen berücksichtigt werden können

Diese HYGIENEANWEISUNG liegt in allen Besprechungszimmern aus und befindet sich als Aushang in den Eingangsbereichen.

Die Geschäftsführung