Ist diese Frist abgelaufen, sind sie lediglich dazu verpflichtet, die alten Dateien auf einem Datenträger zu speichern und aufzubewahren. Eine Einschränkung greift, sobald eine Betriebsprüfung beginnt. In diesem Fall dürfen Unternehmer die Rechner samt Software bis zum Abschluss der Prüfung nicht entsorgen – selbst dann nicht, wenn die Fünfjahresfrist zwischenzeitlich abläuft.