Weit mehr als der elektronische Rechnungsversand trägt eine automatisierte Verarbeitung bis hin zum Buchungsvorschlag beim Empfänger zur Kostensenkung und Beschleunigung betrieblicher Geschäftsprozesse bei. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und es bei der Umsetzung der europäischen Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU im „E-Rechnungs-Gesetz“ folgerichtig nicht bei der Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber zur Annahme digitaler Eingangsrechnungen belassen.

Vielmehr müssen deren Auftragnehmer ihre Rechnungen – von wenigen Ausnahmen insbesondere im unterschwelligen Bereich bis zu einem Nettobetrag von 1.000 Euro abgesehen – nach der E-Rechnungsverordnung in Kürze grundsätzlich als X-Rechnung übermitteln. Zur Vermeidung von unnötigem Nachbearbeitungsaufwand bei der automatisierten Eingangsverarbeitung wurde dieser Datenaustauschstandard eigens vom zuständigen IT-Planungsrat entwickelt.

Technische Vorgaben und Unterstützung

Für die Weiterentwicklung und den Betrieb der X-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung ist beim IT-Planungsrat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zuständig, die neben ihrem in der Übersicht aufgeführten Leitfaden zur X-Rechnung auch eine Testsuite als Download bereitstellt. Diese soll Herstellern und ­Betreibern von IT-Fachverfahren zum Verständnis der X-Rechnungs-Spezifikation anhand frei verwendbarer Testdokumente dienen.

Der Countdown läuft Und damit nicht jeder öffentliche Auftraggeber und Auftragnehmer das Rad bei der Übertragung neu erfinden muss, hat der IT-Planungsrat den Anschluss an die PEPPOL-Infrastruktur (Pan-European Public Procurement Online) als einheitlichen sicheren Webservice beschlossen. Danach müssen Bund und Länder mindestens PEPPOL anbieten, wenn ein Webservice zur Einlieferung elektronischer Rechnungen eingerichtet wird.

Spätestens ab dem 18. April 2020 sollen auch Landesbehörden und Kommunen flächendeckend elektronische Rechnungen empfangen können. Voraussetzung dafür ist auf der rechtlichen Seite jedoch eine Umsetzung der EU-Rechnungsrichtlinie durch die einzelnen Bundesländer, die zwischenzeitlich mehrheitlich erfolgt ist. 

Abweichungen ergeben sich allerdings bei der Pflicht zur Rechnungsstellung im unterschwelligen Bereich: Während der elektronische Rechnungsempfang von einigen Bundesländern unabhängig vom Auftragswert vorgeschrieben wurde, lassen andere für bestimmte Auftraggeber Ausnahmen zu oder verzichten bei kleineren Rechnungsbeträgen gänzlich auf den Nachfolger der Papierrechnung.

Rechtsgrundlagen und Leitfäden

E-Rechnungsgesetz des Bundes vom 4. April 2017 zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

E-Rechnungs-Verordnung vom 18. Oktober 2017, unter anderem mit Regelungen zum Datenmodell, zur Datenübermittlung und zu den erforderlichen Rechnungsinhalten.

Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner mbB mit Infos zur Umsetzung des Gesetzes durch die Bundes­länder: bit.ly/2Ca2Zhn 

Leitfaden der Koordinierungsstelle für IT-Standards zur X-Rechnung samt Beschreibung der einzelnen Bestandteile, des Datenmodells und der Informationselemente sowie der Geschäfts­regeln (Vorschriften zur Einschränkung der Nutzung eines oder mehrerer Informations­elemente im semantischen Datenmodell): xoev.de/de/xrechnung  in der Steuerfahndung und Betrugsbekämpfung sowie für den Datenzugriff der Finanzbehörden zuständig.