Am 13.07.2016 hat das Bundeskabinett beschlossen, dass private Unternehmen künftig elektronische Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung stellen dürfen. Ein entsprechender Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen liegt damit vor.

Beim Thema Interoperabilität, die in einer noch auszugestaltenden Rechtsverordnung geregelt werden soll, wird auch auf das ZUGFeRD-Datenformat Bezug genommen:
"Die Interoperabilität kann beispielsweise durch einen nationalen Verwaltungsstandard XRechnung erfolgen, der seinerseits auf den in der Wirtschaft bereits genutzten, jeweils aktuellen ZUGFeRD-Standard verweist. Das gilt nur, soweit die Konformität mit der europäischen Norm sichergestellt ist."

DATEV-Software

Die DATEV ist Mitglied des FeRD und hat bei der Entwicklung des Standardformats ZUGFeRD mitgewirkt, um Prozesse für Steuerberater und deren Mandanten zu vereinfachen. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden.

Vorteile

• Elektronischer Rechnungsversand ohne Absprache des Formats zwischen den Rechnungsparteien.
• Zahlungsvorgänge automatisieren und verschlanken sich, da manuelle Datenübernahme und mögliche fehlerhafte Erfassung entfallen.
• Rechnungsdaten lassen sich automatisch verarbeiten, das verschlankt die Prozesse zwischen Unternehmen und Kanzlei des Steuerberaters.
• Buchungsvorgänge vereinfachen sich.

So funktioniert es

ZUGFeRD integriert in einem PDF-Dokument (Format PDF/A-3) standardisierte Rechnungsdaten im XML-Format: Die Rechnungen werden im PDF-Format verschickt. Die Daten werden zusätzlich in einer standardisierten XML-Struktur mit übertragen, die ins PDF eingebettet ist. Optisch ist die Rechnung nicht von einer gewöhnlichen PDF-Rechnung zu unterscheiden.

Die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist im Funktionsumfang von folgenden DATEV-Anwendungen enthalten:

• DATEV Auftragswesen online (Zusatzmodul zu Unternehmen online) - seit Juli 2015
• DATEV Mittelstand pro (Programmkomponente Auftragswesen) - mit Programm-DVD 9.0

Bei der Verarbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung werden die Daten aus der eingebetteten XML-Struktur ausgelesen und die benötigten Daten in den Zahlungsträger, Buchungszeile, usw. übernommen.

Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format in den DATEV-Anwendungen möglich. Dies gilt für folgende Anwendungen:

• DATEV Unternehmen online (in Belegverwaltung online und Belege online)
• DATEV DMS classic
• Digitale Dokumentenablage enthalten in:
  DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen/ Einzelplatz/compact pro
  Eigenorganisation compact, classic, comfort pro
  DATEV Anwalt classic pro
  Forderungswesen pro
  Haushaltsplanung pro
  Kommunale Abgabe pro
  Mittelbewirtschaftung pro
  Rechnungswesen kommunal pro

Wichtig

Das Standardformat ersetzt nicht die Prüfung der Signatur oder das alternative innerbetriebliche Kontrollverfahren bei elektronischen Rechnungen.