Sagt sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung an, schrillen die Alarmglocken.
Ist die Buchhaltung in Ordnung, brauchen Sie sich kaum Sorgen zu machen. Eine gute Vorbereitung und die Beachtung bestimmter Verhaltensregeln während der Prüfung sind der Schlüssel, die Betriebsprüfung erfolgreich zu meistern. Auch wenn dies oftmals mit einem beachtlichen Zeitaufwand verbunden ist, zahlt es sich im Ergebnis regelmäßig aus.

Insgesamt gilt: Setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung. Ihr Steuerberater ist mit der komplizierten Rechtslage bei Betriebsprüfungen bestens vertraut und wird Sie bei den intensiven Prüfungsmethoden unterstützen.

1. Arten der steuerlichen Außenprüfung

• Außenprüfung (Betriebsprüfung): Prüfung aller Steuerarten (Vollprüfung)
• Abgekürzte Außenprüfung: Nur ausgewählte Sachverhalte oder Prüffelder
• Lohnsteueraußenprüfung: Ordnungsgemäße Einbehaltung der Lohnsteuer
• Umsatzsteuersonderprüfung: Zeitnahe Prüfung von Umsätzen und Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuernachschau: Umsatzsteuerliche Sachverhalte (auch unangemeldet)
• Lohnsteuernachschau: Lohnsteuerliche Sachverhalte (auch unangemeldet)

2. Auswahl der Prüffälle

Neben einer Zufallsauswahl führen die Finanzämter sog. Aufgriffsprüfungen durch, bei denen aufgrund von Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten in der Steuererklärung vom Innendienst des Finanzamtes eine Betriebsprüfung angeregt wird. Aufgriffskriterien für Betriebsprüfungen können sein:

• aktuell: Kassenbuch/Registrierkassen, insbesondere bei den sog. Bargeldbranchen
• Rohgewinnsatz: erhebliche Abweichung des erklärten Rohgewinns von branchenüblichen Richtsätzen (äußerer Betriebsvergleich)
• Umsatz- und Gewinnschwankungen
• ungewöhnliche Verträge mit Angehörigen
• keine oder nur geringe Ansätze von Privatanteilen (KFZ-Privatanteile, private Sachentnahmen etc.)
• hohe Rückstellungen
• Umstrukturierungen/Betriebsaufgaben
• Auslandsbeziehungen
• Grundstückssachverhalte (gemischte Nutzung, Herstellungskosten, gewerblicher Grundstückshandel)
• auffällige Betriebsausgaben
• unklare Positionen in der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung
• hohe Vorsteuererstattungsansprüche
• Kontrollmitteilungen
• Online-Aktivitäten (z. B. ebay usw.)
• Vertriebskosten/Provisionen

3. Ablauf einer Betriebsprüfung

• Prüfungsanordnung
• Sachlicher Prüfungsumfang (Steuerarten)
• Prüfungszeitraum (in der Regel 3 Jahre)
• Beginn: frühestens 2 Wochen nach Anordnung
• Prüfungsort: im Betrieb oder den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen, in den Wohnräumen des Steuerpflichtigen, an Amtsstelle (Finanzamt), ausnahmsweise an einem anderen Ort (beim Steuerberater). Arbeitsplatz und Hilfsmittel sind dem Betriebsprüfer zur Verfügung zu stellen.

4. Mitwirkungspflichten

Der Steuerpflichtige hat bei der Feststellung steuererheblicher Sachverhalte mitzuwirken. Er hat Auskünfte zu erteilen und die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben. Ansprechpartner (Auskunftsperson) für den Betriebsprüfer sind sorgfältig auszusuchen und vor der Prüfung zu benennen. Die übrigen Mitarbeiter sind darauf hinzuweisen, dass sie nicht auskunftsberechtigt sind. Bei einer Befragung von Betriebsangehörigen dürfen der Steuerpflichtige und sein Steuerberater anwesend sein, wenn sie dies verlangen.

5. Vorlagepflichten

Der Unternehmer hat alle Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen zur Einsicht und Prüfung vorzulegen. Die Vorlagepflicht erstreckt sich auf alle Unterlagen, die nach handelsrechtlichen oder steuerlichen Vorschriften aufzubewahren sind, wie Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die eingegangenen und abgegangenen Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z.B. Verträge).
Es besteht keine generelle Vorlagepflicht für private Konten. Dies gilt jedoch nur dann, wenn private und betriebliche Geschäftsvorfälle sorgfältig voneinander getrennt wurden.

6. Datenzugriff

Wurde die Buchhaltung mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt, hat die Finanzbehörde im Rahmen der Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen. In der Praxis überlassen die Steuerberater eine von der DATEV erstellte CD zur Vorbereitung und Prüfung der Buchhaltung.

7. Verzögerungsgeld/Schätzung

Verletzt der Steuerpflichtige seine Mitwirkungspflichten, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld festsetzen oder die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

8. Prüffelder und Ermittlungsansätze

• Ordnungsgemäßheit der Buchführung
• Kassenprüfung
• Nachkalkulation/Reihenvergleiche
• Geldverkehrsrechnung
• Lückenanalysen
• Privatnutzung
• Betriebsausgaben gem. § 4 Abs. 5 EStG
• Beziehungen zu Angehörigen
• Formelle Anforderungen/Umsatzsteuer
• Auslandsbeziehungen

9. Schlussbesprechung

Der Steuerpflichtige ist im Verlauf der Außenprüfung regelmäßig über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen durch den Außenprüfer zu unterrichten. Nach § 11 BPO sind auch die Besprechungspunkte in angemessener Zeit vor der Besprechung bekannt zu geben. Der Inhalt der Schlussbesprechung beinhaltet daher in der Regel für den Steuerpflichtigen keine Überraschungen. Die Schlussbesprechung dient dazu, Kompromisse zu finden. Verhandlungsspielräume sollten bereits vor der Schlussbesprechung eruiert werden. Wird in der Schlussbesprechung keine Einigkeit erzielt, erlässt die Betriebsprüfung geänderte Steuerbescheide, gegen die das Einspruchs- und Klageverfahren zulässig ist.

10. Strafverfahren

• Verfahrenseinleitung während der Betriebsprüfung
  Ergeben sich während einer Außenprüfung Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat, unterrichtet der Betriebsprüfer die Bußgeld- und Strafsachenstelle, die über die Verfahrenseinleitung entscheidet.
• Verfahrenseinleitung nach Schlussbesprechung
  Der Steuerpflichtige soll im Anschluss an die Schlussbesprechung darauf hingewiesen werden, dass die straf- oder bußgeldrechtliche Überlegung einem besonderen Verfahren vorbehalten bleibt, wenn die Möglichkeit besteht, dass aufgrund der Prüfungsfeststellungen eine Steuerstraftat vorliegt.