Bei vielen Unternehmen läuft die Frist zur Offenlegung der Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2013 zum Jahresende ab. Offenlegungspflichtige Unternehmen haben nur noch bis zum Jahresende Zeit, ihren Jahresabschluss in elektronischer Form beim Bundesanzeiger einzureichen, bei Kleinstunternehmen reicht die bloße Hinterlegung der Bilanz.

Eine weiterhin beträchtliche Zahl von Unternehmen kommt der gesetzlichen Pflicht, ihren Jahresabschluss offenzulegen, nicht oder erst verspätet nach. So musste das Bundesamt für Justiz im laufenden Jahr 2014 etwa 160.000 Ordnungsgeldverfahren gegen Unternehmen einleiten, die den Jahresabschluss 2012 nicht wie vorgeschrieben zum Jahresende 2013 offengelegt hatten.

Besonders Kleinstunternehmen hatten in der Vergangenheit Schwierigkeiten mit der Offenlegung. Daher hat der Gesetzgeber ihnen 2013 zahlreiche Erleichterungen eingeräumt: Während ein Unternehmen beispielsweise neben der Bilanz zumindest auch einen Anhang offenlegen muss und dieser Jahresabschluss im Bundesanzeiger für jedermann einsehbar elektronisch veröffentlicht wird, können Kleinstunternehmen sich darauf beschränken, dem Bundesanzeiger lediglich ihre Bilanz elektronisch zu übermitteln, wo sie - falls vom Unternehmen gewünscht - auch nicht veröffentlicht, sondern nur für etwaige Anfragen hinterlegt werden muss. Rund 40 Prozent der einreichenden Kleinstunternehmen wählen bereits diese neue, ab dem Geschäftsjahr 2012 eingeführte Möglichkeit. Als Kleinstunternehmen gelten insoweit diejenigen Kapitalgesellschaften, die zwei der drei folgenden Schwellenwerte über zwei Jahre hinweg nicht überschreiten:

• 50.000 Euro Bilanzsumme,
• 700.000 Euro Umsatzerlöse
• 10 Arbeitnehmer.

Hintergrund

Nach dem Handelsgesetzbuch sind basierend auf EU-Richtlinien insbesondere Kapitalgesellschaften (GmbHs, Aktiengesellschaften u. a.) sowie Personenhandelsgesellschaften, die keine natürliche Person in persönlicher, unbeschränkter Haftung haben (z. B. GmbH & Co. KG) offenlegungspflichtig. Wenn ihr Geschäftsjahr, wie es häufig der Fall sein wird, zum 31. Dezember endet, müssen sie ihre Jahresabschlussunterlagen bis spätestens Ende 2014 elektronisch beim Bundesanzeiger einreichen. Die Offenlegungspflicht ist gewissermaßen die Kehrseite der Haftungsbeschränkung für Gesellschafter dieser Rechtsformen. Die offengelegten Rechnungslegungsunterlagen helfen Marktteilnehmern, Risiken in der Zusammenarbeit mit Vertragspartnern besser einzuschätzen. So kann jedes offenlegungspflichtige Unternehmen auch die von anderen Unternehmen offengelegten Rechnungslegungsunterlagen einsehen und für sich auswerten.

Seit 2008 nimmt das Bundesamt für Justiz in Bonn die Aufgabe wahr, Ordnungsgeldverfahren gegen jene Unternehmen durchzuführen, die ihre Plicht zur Offenlegung nicht oder nicht rechtzeitig erfüllen. Dadurch hat sich die Offenlegungskultur in Deutschland mittlerweile deutlich verbessert. Kamen früher nur rund 10 Prozent der offenlegungspflichtigen Unternehmen ihrer Verpflichtung nach, legen heute über 90 Prozent der mehr als 1,1 Mio. betroffenen Unternehmen ihre Jahresabschlüsse offen.

Ein großer Teil der säumigen Unternehmen holt die Offenlegung nach Aufforderung durch das Bundesamt für Justiz binnen der gesetzten sechswöchigen Frist nach. Bereits durch die Aufforderung fallen allerdings Verfahrensgebühren an. Diese können die Unternehmen vermeiden, indem sie die erforderliche Offenlegung rechtzeitig vornehmen. Die gesetzliche Frist ist so gestaltet, dass der Jahresabschluss spätestens vor Ablauf des zwölften Monats nach Abschluss des Geschäftsjahrs offengelegt werden muss. In dem häufigen Fall, dass das Geschäftsjahr sich mit dem Kalenderjahr deckt, muss daher jeweils bis zum Jahresende der Abschluss des Vorjahres offengelegt werden. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen gilt allerdings eine erheblich kürzere Offenlegungsfrist von nur vier Monaten.

Das Verfahren beim Bundesamt für Justiz

Versäumt ein offenlegungspflichtiges Unternehmen die Frist oder legt es unvollständig offen, leitet das Bundesamt für Justiz von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein.

Dieses beginnt mit der Aufforderung, innerhalb von sechs Wochen den gesetzlichen Offenlegungspflichten nachzukommen oder das Unterlassen mittels Einspruchs zu rechtfertigen. Die Aufforderung ist verbunden mit der Androhung eines Ordnungsgeldes, das mindestens 2.500 Euro beträgt und bis zu 25.000 Euro erreichen kann. Kommt das Unternehmen der Aufforderung nicht nach, ist das Ordnungsgeld festzusetzen. Bei lediglich verspäteter Offenlegung noch vor Festsetzung des Ordnungsgeldes wird das Ordnungsgeld herabgesetzt, für Kleinstunternehmen auf 500 Euro. Ordnungsgeldandrohungen und -festsetzungen werden so lange wiederholt, bis das Unternehmen seine Pflicht erfüllt hat. Der angedrohte und festgesetzte Betrag wird dabei schrittweise erhöht.

War ein Unternehmen unverschuldet gehindert, in der Sechswochenfrist Einspruch einzulegen oder die Offenlegung nachzuholen, kann Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gewährt werden. Das Unternehmen muss nach Wegfall des Hindernisses innerhalb von zwei Wochen die Wiedereinsetzung schriftlich beim Bundesamt für Justiz beantragen und innerhalb von sechs Wochen die versäumte Handlung (Offenlegung oder Einspruchseinlegung) nachholen. Häufige Einwendungen beziehen sich auf praktische Schwierigkeiten und Krankheiten. Die Unternehmen sind aber grundsätzlich verpflichtet, auch für Verhinderungsfälle eine reibungslose Fortführung der Geschäfte und insbesondere die Erfüllung gesetzlicher Pflichten sicherzustellen. Daher kann nicht jede Erkrankung eines Geschäftsführers als Entschuldigung der Kapitalgesellschaft anerkannt werden.