Ab dem 01.01.2015 sind neben Kreditinstituten und Versicherungen auch alle Kapitalgesellschaften (z. Bsp. GmbH, AG, UG), die Ausschüttungen an natürliche Personen als Gesellschafter leisten, gesetzlich verpflichtet, jährlich die für den automatisierten Kirchensteuerabzug notwendigen Daten beim Bundeszentralamt für Steuern zu erfragen und im Ausschüttungsfall den Kirchensteuerabzug vorzunehmen (§ 51a Abs. 2c Satz 1 EStG).

Diese Abfrage muss grundsätzlich - auch von Ein-Mann-GmbHs sowie von KomplementärGmbH ́s einer Personengesellschaft - jedes Jahr im Zeitraum vom 01. 09. bis 31.10. - erstmals in 2014 - durchgeführt werden.

Die Abfrage - nicht jedoch die Registrierung – kann vorerst zurückgestellt werden, wenn:

• Ein-Mann-Gesellschaften, wenn der Alleingesellschafter konfessionslos ist. Sobald dem Kirchensteuerabzugsverpflichteten eine zweite natürliche Person angehört, müssen Zulassung und Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erfolgen. Dies gilt selbst dann, wenn die o. g. Merkmale (z. B. konfessionslos) auch auf diese Person(en) zutreffen.
• Kapitalgesellschaften, die eine Ausschüttung im Folgejahr mit Sicherheit ausschließen können. Steht zum Zeitpunkt der Regelabfrage (grundsätzlich vom 01.09. - 31.10.) mit Sicherheit fest, dass im Folgejahr keine Ausschüttung vorgenommen wird, weil diese beispielsweise vertraglich bzw. durch Gesellschafterbeschluss ausgeschlossen wurde, muss auch keine Abfrage der steuerlichen Identifikationsnummer (IdNr) und des Kirchensteuerabzugsmerkmals (KiStAM) beim BZSt erfolgen.
• Kapitalgesellschaften, die nicht beabsichtigen, im Folgejahr eine kapitalertragsteuerpflichtige Ausschüttung vorzunehmen; Beachten Sie: Jeder Kirchensteuerabzugs-verpflichtete muss dennoch in der Lage sein, auch im Fall einer ungeplanten steuerpflichtigen Ausschüttung die Abfrage unterjährig nachzuholen (sog. Anlassabfrage). Um etwaige Haftungsrisiken zu vermeiden, benötigen Sie in diesem Fall jedoch unbedingt von allen Gesellschaftern vorab das Einverständnis zur Anlassabfrage beim BZSt.
• Komplementär-GmbHs einer GmbH & Co. KG, die niemals Gewinne ausschütten
• Personenmehrheiten nehmen am automatisierten Verfahren generell nicht teil. Außerdem ausgenommen: alle Kapitalerträge, die dem Betriebsvermögen zugeführt werden.

Unabhängig davon, ob Sie bereits heute eine Ausschüttung in 2015 planen oder nicht planen, empfehlen wir Ihnen folgende weitere Vorgehensweise:

Schritt 1: Information der Gesellschafter

Informieren Sie Ihre Gesellschafter über die gesetzliche Neuregelung zum automatischen Kirchensteuerabzugsverfahren, den erforderlichen Datenabruf und das gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestehende Widerspruchsrecht.

Schritt 2: Gesellschafterdaten zusammentragen

Prüfen Sie, ob Ihnen die für den Datenabruf erforderlichen Angaben Ihrer Gesellschafter vorliegen. Zur Abfrage der Kirchensteuerabzugsmerkmale (KiStAM) beim BZSt benötigen Sie die Steuer-ID sowie das Geburtsdatum sämtlicher abzufragender Gesellschafter.

Schritt 3: Technische Voraussetzungen schaffen

Die Abfrage der KiStAM Ihrer Gesellschafter ist nur über das Portal des BZSt möglich Zur Durchführung bedarf es der

• Zertifizierung für das BZStOnline-Portal
• Fachlichen Zulassung zum Kirchensteuerabzugs-Verfahren

Hierfür besuchen Sie bitte die Homepage des BZSt (www.bzstonline.de).

Die Registrierung und Zulassung ist vom Geschäftsführer als gesetzliches Vertretungsorgan der Kapitalgesellschaft selbst durchzuführen, d.h. eine Stellvertretung durch beispielsweise einen Steuerberater ist nicht möglich.

Dagegen ist die Vertretung bei der Regelabfrage der Kirchensteuermerkmale durch den Steuerberater möglich und wird bei uns gesondert nach Zeitaufwand berechnet.

Für das weitere jährliche Verfahren zum Abruf der KiStAM können Sie uns als Datenübermittler beauftragen. Wir benötigen zur Datenabfrage in jedem Fall die an Sie nach der fachlichen Zulassung vom BZSt übermittelte Verfahrenskennung. Eine einmalige Registrierung durch die in Ihrer Gesellschaft verantwortliche Person beim BZSt ist daher gegenwärtig leider unabdingbar.

Die Regelabfrage der KiStAM beim BZSt muss bis spätestens zum 30.11.2014 erfolgen.

Da die Registrierung mehrere Wochen in Anspruch nimmt, möchten wir Sie bitten, zeitnah tätig zu werden.