Geschäftliche Bewirtungskosten nur zu 70% abziehbar

Geschäftliche Bewirtungskosten dürfen nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Es handelt es sich um geschäftliche Bewirtungen, wenn der Unternehmer

• Personen bewirtet, zu denen er schon Geschäftsbeziehungen hat oder zu denen er Geschäftsbeziehungen anbahnen will,
• im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit Personen (Besucher) bewirtet und die Grenze zu Aufmerksamkeiten überschritten wird,
• freie Handelsvertreter, freie Mitarbeiter, Berater oder Prüfer (Steuer­berater, Rechtsanwälte, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer) bewirtet.

Wird der Geschäftsfreund von seiner Ehefrau begleitet, sind auch diese Bewirtungskosten abziehbar. Soweit jedoch der Ehegatte des Unternehmers teilnimmt, muss dafür ein geschäftlicher Anlass vorliegen. Das ist der Fall, wenn der Ehegatte im Betrieb mitarbeitet oder seine Anwesenheit aus anderen Gründen erforderlich ist (z. B. Ehefrau als Dolmetscherin). Ansonsten sind die Kosten nicht abziehbar.

Höhe der angemessenen Bewirtungskosten

Der Teil der Bewirtungskosten, der nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen ist, darf nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Folgende Punkte sind von Bedeutung:

• Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und Gewinns müssen berücksichtigt werden.
• Je besser die Geschäfte laufen, desto teurer darf das Essen sein, auch wenn der Unternehmer Kleinkunden bewirtet.
• Je Anlass und Person sollen ca. 100 EUR angemessen sein. Nach Ablauf von mehr als 15 Jahren wird man inzwischen durchaus einen Betrag von 200 EUR je Anlass und Person als angemessen annehmen können.

Sind Bewirtungsaufwendungen unangemessen hoch, rechnet das Finanzamt den unangemessenen Teil heraus. Der verbleibende (= angemessene) Betrag muss dann noch um 30 % gekürzt werden. Bei einem Besuch in einem Nachtclub steht nicht die Bewirtung im Vordergrund, sodass allenfalls ein geringer Teil der Gesamtkosten berücksichtigt werden kann.

Nachweis der Bewirtungskosten

Tag der Bewirtung

Angabe des Datums; auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein

Anlass der Bewirtung

Die Angabe muss konkret sein. Allgemeine Bezeichnungen wie "Kundenpflege", "Geschäftsessen" oder "Arbeitsessen" reichen nicht aus. Konkret sind z. B. Formulierungen wie: Aufbau einer Filiale, Abstimmung der Lieferbedingungen, Terminplanung für das Objekt XY, Besichtigung usw..

Höhe der Aufwendungen

Bei Bewirtungen, die nicht in einer Gaststätte stattgefunden haben, son­­dern in den eigenen Betriebsräumen, müssen Rechnungen über die Speisen und Getränke vorgelegt werden können.

Teilnehmer der Bewirtung

Es müssen die vollständigen Namen aller Teilnehmer an einer Bewirtung festgehalten werden, also auch des bewirtenden Unternehmers/Freiberuflers. Teilnehmer und Anlass müssen immer genannt werden, auch bei Journalisten, Rechtsanwälten und vergleichbaren Berufen, denen nach § 102 AO zum Schutz bestimmter Berufsgeheimnisse ein Auskunftsverweigerungsrecht zusteht. Die Angabe der Adressen ist nicht erforderlich. Der Unternehmer muss jedoch auf Verlangen des Finanzamts die Adressen (zumindest die Fir­­menadressen) benennen können.

Größere Gruppen

Bewirtet der Unternehmer eine größere Gruppe, wie z. B. bei Betriebsbesichtigungen und ähnlichen Anlässen, dann reicht es aus, wenn er die Personengruppe näher bezeichnet und die Zahl der Personen angibt.

Zeitnahe Aufzeichnung

Die erforderlichen Angaben müssen zeitnah bis zum Ablauf des ­Geschäftsjahres (Kalenderjahres) gemacht werden.

Kontrolle durch das Finanzamt

Wenn der Betriebsprüfer die Unterlagen kontrolliert, können die Angaben in der Regel nicht mehr nachgeholt werden.

Ausnahmen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR (brutto) muss der Unternehmer nicht als Rechnungsadressat aufgeführt sein. Der Unternehmer kann seinen eigenen Namen als Teilnehmer der Bewirtung auch noch bei der Betriebsprüfung oder im Einspruchsverfahren nachtragen

Gaststättenrechnungen

müssen wegen des Vorsteuerabzugs die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen. Darüber hinaus müssen Restaurantrechnungen

• maschinell ausgedruckt und registriert sein; das ist der Fall, wenn sich eine Registriernummer auf der Rechnung befindet,
• den Namen und die Anschrift der Gaststätte ausweisen,
• den Namen und die Anschrift des Unternehmers enthalten (diese Angaben dürfen handschriftlich oder durch Stempelaufdruck ergänzt werden, d. h., Name und Anschrift der Gaststätte und des bewirtenden Unternehmers müssen nicht durch die Registrierkasse ausgedruckt sein),
• den Tag der Bewirtung angeben, der durch die Registrierkasse aufgedruckt werden muss (handschriftliche Ergänzung oder Stempel sind hier unzulässig),
• den Verzehr (Speisen und Getränke) einzeln aufschlüsseln und bezeichnen (Sammelbezeichnungen reichen nicht aus).

Trinkgeld

Die muss auf der Rechnung stehen. Es kann allerdings auch vom Kellner handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg bestätigt werden. Bis zu 10 % des Rechnungsbetrags erkennt das Finanzamt auch als Eigenbeleg an.

Rechnung

Der Unternehmer braucht nur dann keinen Registrierkassenbeleg, wenn der Wirt zu einem späteren Zeitpunkt (nach der Bewirtung) eine Rechnung ausstellt, die der Unternehmer durch Scheck oder Überweisung begleicht. Der Unternehmer kann sich also Monatsrechnungen ausstellen lassen und damit den formellen Kleinkram umgehen.

Ausland

Bei Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Regelungen. Besteht aber keine Möglichkeit, im Ausland eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung zu erhalten, erkennt das Finanzamt auch die ausländische Rechnung an, wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht. Der Unternehmer muss gegenüber dem Finanzamt glaubhaft darlegen, warum er die Anforderungen nicht erfüllen kann.

Aufzeichnungspflichten

Bewirtungsaufwendungen müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Diese Aufzeichnungspflicht gilt nur für die geschäftlichen Bewirtungskosten, deren Abzug auf 70 % beschränkt ist. Bei Aufmerksamkeiten sind keine besonderen Auf­­zeichnungspflichten zu beachten.

Vorsteuerabzug

Unabhängig davon, ob es sich um betriebliche oder geschäftliche Bewirtungskosten handelt, kann der Vorsteuerabzug zu 100 % geltend gemacht werden.

• Der Unternehmer darf die Vorsteuer aus den angemessenen Bewirtungskosten uneingeschränkt (100 %) geltend machen.
• Der Unternehmer darf die Vorsteuer auch dann zu 100 % abziehen, wenn er die Bewirtungskosten nicht gem. § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt aufgezeichnet hat.
• Aus unangemessenen Bewirtungskosten darf allerdings kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Die Einschränkung gilt aber nur für den unangemessenen Teil, nicht jedoch für den angemessenen Teil.

Unentgeltliche Bewirtung von Arbeitnehmern

Die unentgeltliche Bewirtung von Arbeitnehmern ist einer entgeltlichen Bewirtung von Personal gleichzustellen, wenn die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers als Gegenleistung anzusehen ist. Dennoch fällt Umsatzsteuer nicht in jedem Fall an. Gem. Abschn. 1.8. Abs. 3 UStAE fällt keine Umsatzsteuer an, wenn es sich um Aufmerksamkeiten handelt. Von nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten ist auszugehen, wenn

• bei Bewirtungen aus besonderem Anlass der lohnsteuerliche Grenzwert von 40 EUR je Anlass nicht überschritten wird,
• bei der unentgeltlichen Überlassung von Getränken und Genussmitteln zum Verzehr im Betrieb bzw. Büro und
• bei Speisen, die der Unternehmer seinen Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse zur günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlässt, wenn der Wert der Speisen 40 EUR nicht überschreitet.

Wenn der Unternehmer bei einer Bewirtung aus besonderem Anlass oder bei einem besonderen Arbeitseinsatz den Grenzwert von 40 EUR pro Mahlzeit und Arbeitnehmer überschreitet, handelt es sich insgesamt um lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Diese Sachzuwendung unterliegt dann auch der Umsatzsteuer, wobei der tatsächliche Wert der Mahlzeit zugrunde zu legen ist und nicht der niedrigere Sachbezugswert.