Ein Eigenbeleg ist ein Ersatz für eine Rechnung oder Quittung.

Berufliche oder betrieblicher Aufwendungen bzw. Werbungskosten müssen nachgewiesen werden (§ 97 AO), denn ohne Nachweis in Form von Rechnungen bzw. Quittungen erfolgt kein Abzug. Anders verhält es sich jedoch bei Pauschalen.

Es gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“.

Bei Geschäftsvorfällen, bei denen es aus welchen Gründen auch immer, keinen Beleg gibt oder der Beleg verloren gegangen ist, sollte daher ersatzweise ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden, denn, sofern die Aufwendungen bzw. Werbungskosten beruflich oder betrieblich veranlasst und der Höhe nach glaubhaft sind, muss das Finanzamt Eigenbelege anerkennen.

Bei kleineren Ausgaben wie

• bei Münzautomaten (Telefon, Kopierer, Parkuhr, Porto) oder
• bei Trinkgeldern (Restaurant, Boten, Taxifahrten usw.)

stellt der Eigenbeleg eine übliche und erlaubte Geschäftspraxis dar.

Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

• Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
• Art der Aufwendung, z. B.: „Trinkgeld, siehe Restaurantbeleg“ oder „Farbpatrone XY“
• Datum der Aufwendung
• Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis pro Stück sowie Umsatzsteuersatz)
• Beleg für die Höhe des Preises (soweit möglich, zum Beispiel durch Preisliste)
• Grund für den Eigenbeleg (z. B. Verlust, Diebstahl, Trinkgeld, Automat)
• Datum und eigene Unterschrift

Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen nicht möglich. Dafür ist eine ordentliche Rechnung gemäß § 14 UStG UStG erforderlich.