Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen in schreitet voran. Aber darf der Betriebsprüfer diese lesen? - Der BFH sagt ja, sofern es sich um besteuerungsrelevante Daten handelt.

Rechnungen und andere Geschäftsaufzeichnungen müssen bekanntlich im Original aufbewahrt werden. Trotzdem scannen viele Unternehmen die Dokumente zusätzlich ein, um sie in elektronischer Form zu sichern. Zur Freude jedes Betriebsprüfers in der digitalen Betriebsprüfung – denn diesem muss laut BFH ein Lesezugriff darauf gewährt werden. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen seine Unterlagen in einem sogenannten Dokumentenmanagement-System ablegt und verwaltet.

Nutzerorientiertes Dokumentenmanagement-System

Im betroffenen Unternehmen werden Rechnungen und andere Dokumente nicht nur im Original in Papierform archiviert (um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen), sondern auch seit Jahren mit einem Barcode versehen, eingescannt und in einem Dokumentenmanagementsystem digital abgelegt. Das System enthält eine Suchfunktion und ist nutzerorientiert ausgestaltet, indem es unterschiedlichen Nutzern per Kennwort einen (beschränkten) Zugriff auf verschiedene Ebenen ermöglicht.

Ablehnung des gewünschten Lesezugriffs

Die Finanzverwaltung verlangte im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung von der Geschäftsleitung einen Lesezugriff auf das Dokumentenmanagement-System. Damit erhoffte sie sich einen schnelleren Abschluss der gerade durchgeführten Betriebsprüfung sowie einen vereinfachten Prozessablauf. Das Heraussuchen, Kopieren und Übersenden der angeforderten Unterlagen seitens des Unternehmens würde erheblich mehr Zeit benötigen. Das Unternehmen lehnte jedoch den gewünschten Lesezugriff ab, da es keine Verpflichtung dazu sah und die im System abgelegten Daten zudem unvollständig seien. Ferner seien im besagten System auch datengeschützte, nicht steuerrelevante Unterlagen abgelegt (z. B. Urlaubsanträge). Der Finanzverwaltung wurde jedoch zugesichert, die gewünschten Original-Belege innerhalb von einer Woche herauszusuchen und zu übersenden.

Datenmanagement-System versus Datenverarbeitungssystem

Nach § 147 Abs. 1 und 6 AO sind Buchungsbelege, Eingangsrechnungen und andere Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt werden, der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen. Sie kann dabei auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet werden oder ihr auf einem Datenträger übergeben werden. Diese Verpflichtung könne nicht durch das Angebot, die gewünschten Daten auf Papier auszudrucken, abgewendet werden (BFH, 26.09.2007, Az.: I B 53, 54/07).

Wichtig: Der BFH entschied, dass auch ein Dokumentenmanagement-System, das nicht (nur) für Buchhaltungszwecke genutzt wird, ein Datenverarbeitungssystem im Sinne der Abgabenordnung ist.

Tipp: Sofern Sie in Ihrem Unternehmen entsprechende Dokumente der (Finanz-)Buchhaltung in einem Dokumentenmanagementsystem ablegen, sollten Sie Ihrem Betriebsprüfer bei einer digitalen Betriebsprüfung einen Lesezugriff einräumen – ganz unabhängig davon, ob Ihr System weitere (vertrauliche) Unterlagen ohne Steuerrelevanz beinhaltet. Bei der Einführung eines Datenmanagement-Systems sollten Sie deshalb darauf achten, die Daten der (Finanz-)Buchhaltung von den anderen Bereichen vollständig abzugrenzen.