Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen müssen die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen.

Hintergrund

Ein Apotheker bildete im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen i.H.v. 10.700 EUR. Er hatte dafür den – unstreitigen – jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 EUR mit zehn multipliziert.

Entscheidung

Der BFH folgte dem Kläger nicht und bestätigte die Entscheidung des Finanzgerichts (FG). Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis jeweiligen zum Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt würden, mithin kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden.

Der vom Finanzamt vorgenommene und vom FG bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren sei nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.