Unterlagen und Belege, die Bestandteile einer Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht sind, sind aufzubewahren. Unter bestimmten Voraussetzungen müssen jedoch auch private Belege aufbewahrt werden.

Für Steuerpflichtige mit einer Summe der positiven Einkünfte von mehr als 500.000 EUR besteht zusätzlich die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen, soweit sie diese Einkünfte betreffen.

Für Unterlagen über Sachverhalte außerhalb dieser Bereiche, z.B.

• Werbungskosten bei Überschusseinkünften, die nicht unter § 147a AO fallen,
• Sonderausgaben und
• außergewöhnliche Belastungen

besteht keine entsprechende gesetzliche Verpflichtung.

Darüber hinaus sind auch von Nicht-Unternehmern Rechnungen über umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungenin Zusammenhang mit einem Grundstück für die Dauer von 2 Jahren aufzubewahren. Die 2-Jahres-Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 Sätze 3, 5 i.V.m. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Aus § 90 AO lässt sich nur ableiten, dass der Steuerpflichtige zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet ist. Entspricht der Steuerpflichtige der vom FA erbetenen Belegvorlage (§ 97 AO), ist er im Hinblick auf seiner erfüllten Vorlagepflicht nicht gehalten, die Belege nach ihrer Rückgabe durch das FA, mit Ausnahme der Belege gem. § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, weiterhin bereit zu halten.

Dies gilt auch, wenn die Steuerfestsetzung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung (§ 164 AO) ergeht und der Steuerpflichtige von einer ausreichenden Erfüllung seiner Mitwirkungspflicht ausgehen konnte. In diesem Zusammenhang wird nochmals darauf hingewiesen, dass ein belegmäßiger Nachweis von Aufwendungen vom Steuerpflichtigen nur dann verlangt werden soll, wenn die Angaben und ggf. Aufstellungen nicht schlüssig und glaubhaft sind.

Die von den Steuerpflichtigen eingereichten Belege aus dem Privatbereich sollen bereits bei der Veranlagung so eingehend geprüft und gewürdigt werden, dass später (z.B. bei der abschließenden Prüfung vor Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung) eine erneute Beleganforderung entbehrlich ist.

In den Fällen, in denen bereits bei einer Vorbehaltsveranlagung eine Belegrückgabe angezeigt ist, jedoch nicht auszuschließen ist, dass in einem späteren Stadium des Verfahrens die Unterlagen benötigt werden (z.B. bei der abschließenden Überprüfung, einer BNV, Betriebsprüfung), ist wie folgt zu verfahren:

Der Steuerpflichtige wird von unserer Kanzlei bei der Belegrückgabe darauf hinzuwiesen, dass es im Hinblick auf die weiterhin bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren.

Belege, von denen das FA annimmt, dass sie später ausnahmsweise noch einmal benötigt werden könnten, sind entweder zurückzubehalten oder - wenn der Steuerpflichtige die Belege erkennbar zurückerwartet - in Ablichtung zu den Akten zu nehmen. Bei der Zurückbehaltung von Originalbelegen ist der Steuerpflichtige hiervon zu verständigen.

Nachweis von Ausgaben durch ausgedruckte pdf-Dateien

Die Anerkennung von Werbungskosten, Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen kann grundsätzlich auch auf der Basis der Glaubhaftmachung durch Vorlage eines Ausdrucks einer pdf-Datei erfolgen, da hier weder § 147 AO noch § 14 Abs. 3 UStG gelten. Sollten im Einzelfall Zweifel an der Authentizität oder Integrität des Beleges bestehen, bleibt es dem FA unbenommen, andere Nachweise zu fordern (z.B. Bestätigung des Rechnungsausstellers).